Télétravail : 16 outils qui facilitent le travail à distance

Lors de notre dernier article nous vous donnions quelques conseils pour optimiser votre télétravail. Pour aller plus loin, le Stim’Otel a décidé de vous donner plus d’armes pour réussir cette étape importante du confinement : Gestion des tâches quotidiennes, travail collaboratif à distance, envoi de fichiers volumineux… Nous vous proposons une sélection d’outils pratiques pour vous aider à vous organiser si vous devez faire du télétravail.

Vous devez travailler à distance, dans un espace de coworking ou à votre domicile ? Des outils existent pour gérer vos projets, vos tâches quotidiennes, rester au contact de votre équipe tout en maintenant votre productivité.

Des outils pour le travail collaboratif et la gestion de projet

Si vous devez gérer un projet, différents outils professionnels sont disponibles. Jira est un outil de gestion de projet destiné au développement logiciel et utilisé en particulier si vous travaillez avec la méthode agile. Waymark est un outil gratuit pratique pour créer des roadmaps visuelles et personnalisées, à partir d’un modèle à customiser.

Solution de travail collaboratif, Confluence est un autre outil très complet, qui permet de créer des fichiers et de les conserver au sein d’une seule et même plateforme (notes de réunion, fiches produit, plans marketing, politiques RH…). Parmi les autres solutions qui existent sur le marché, Basecamp est un outil simple et efficace pour la gestion de projets. Il vous permet de centraliser des discussions, des documents, et ainsi faciliter la communication entre les différents intervenants.

Autre solution complète, Jamespot, qui permet de gérer le travail à distance avec de nombreuses fonctionnalités : visio, messagerie, gestion de projet, partage de documents… Les fonctionnalités sont toutes accessibles sur mobile pour le travail à distance.

Des outils pour la gestion des tâches quotidiennes

Créé par l’un des cofondateurs de Facebook, Asana est une solution visant à optimiser la communication et la collaboration entre professionnels. Au sein de votre organisation, vous pouvez créer des projets et des tâches à assigner aux différents membres de votre équipe. Trello est l’outil de gestion de tâches le plus simple et répandu pour les professionnels du web. Le principe : organisez vos projets sous forme de tableaux, composés de listes en colonnes, qui répertorient des tâches sous formes de cartes. TickTick est une autre application très performante et multifonction. Elle vous permet de créer, organiser et partager vos tâches, à utiliser dans le cadre professionnel comme personnel.

Des messageries en ligne pour rester au contact de son équipe

Si vous êtes en télétravail, vous aurez besoin de rester au contact avec le reste de vos collaborateurs. Microsoft propose deux outils : Microsoft Teams, le réseau social d’entreprise de la Suite Office 365, et Skype, l’application de messagerie et de téléphonie. À noter que la version de Skype pour les entreprises sera abandonnée en juillet 2021.

Autre outil prisé par les entreprises du web, Slack est une plateforme de messagerie instantanée, qui permet de faciliter le travail en équipe. Les collaborateurs peuvent s’échanger des fichiers et des informations sur des chaînes publiques ou privées. L’utilisation de Slack permet entre autres de réduire le volume de mails envoyés au quotidien.

Pour l’envoi de fichiers volumineux, vous pouvez utiliser WeTransfer pour envoyer des documents, des images ou des vidéos jusqu’à 2 Go. De son côté, Dropbox vous permettra de stocker et partager des fichiers via le cloud. L’espace de stockage fourni dépendra de la version que vous choisirez (offre gratuite ou payante de l’outil). Intégré au sein de Windows 10, Microsoft OneDrive est outil qui permet de stocker et partager des fichiers dans un espace personnalisé et sécurisé. La suite de Google, avec Google Docs, Sheets, Slides ou encore Google Drive, propose une variété d’outils très pratiques pour le travail à distance.

Des offres gratuites pour les outils payants de Microsoft et Google

À noter que les deux géants du web, Google et Microsoft, proposent certaines de leurs solutions payantes à utiliser gratuitement pour privilégier le télétravail, alors que l’épidémie de coronavirus sévit actuellement dans de nombreux pays. Ainsi, Microsoft propose une offre d’essai gratuite valable 6 mois pour la version premium de son outil Teams. Vous aurez accès à toutes les fonctionnalités avancées de communication et de collaboration.

Pour bénéficier de cette offre spéciale, il suffit de prendre contact avec votre gestionnaire de compte Microsoft. Vous recevrez un code promotionnel pour débloquer les fonctions supplémentaires. Microsoft a également annoncé qu’il mettra à jour le 10 mars la version gratuite de son outil, qui intégrera les appels vidéo et des réunions.

Les fonctionnalités de meeting et de communication vidéo de la solution G Suite Advanced de Google sont elles aussi disponibles gratuitement en raison de l’épidémie. Si vous utilisez G Suite ou G Suite for Education, vous pourrez également bénéficier gratuitement des fonctionnalités avancées de vidéo-conférence de Hangouts Meet jusqu’au 1er juillet 2020, avec la possibilité d’organiser des meetings jusqu’à 250 participants et enregistrer les vidéo-conférences sur Google Drive. Ces fonctionnalités étaient jusqu’à présent réservées aux entreprises.