Les 10 Conseils du Stim’Otel pour réussir son séminaire

Comment réussir son séminaire d’entreprise ? La question peut sembler simple en apparence, mais dans les faits, organiser un séminaire relève parfois du parcours du combattant entre les attentes de la direction, les souhaits et envies d’une foule de collaborateurs, la recherche de partenaires fiables, voire tout simplement la fixation d’une date suffisamment à l’avance. N’ayez crainte, votre Hôtel à Agen le Stim’Otel, vous livre ses 10 points clés pour réussir son séminaire.

Réussir son séminaire – Conseil n°1. Toujours privilégier les objectifs professionnels

Pour organiser son séminaire, le réflexe naturel serait de sauter sur son téléphone pour appeler des prestataires : hôteliers, autocaristes, salles de réceptions. Vous faites fausse route ! Prenez d’abord le temps d’analyser les objectifs professionnels qui ont été assignés à ce séminaire : souder les équipes ? célébrer une réussite ? annoncer une mauvaise nouvelle (ça arrive !) ? Ce sont ces objectifs professionnels qui doivent guider l’organisation de votre séminaire. Tout le reste, restauration, animations, temps de loisir, ne doivent être que des prétextes pour atteindre cet objectif.

Réussir son séminaire – Conseil n°2. Accordez votre programme avec votre budget

Cela peut sembler évident. Et pourtant ! Combien d’entreprises, avec un budget limité, tentent de faire du très haut de gamme. C’est l’échec assuré : les prestataires vous feront une proposition au rabais, vos collaborateurs seront déçus et l’image globale renvoyée sera franchement mauvaise. Avec un petit budget : misez sur le simple et l’authentique, ce sera sans doute formidable. Avec un budget important, faites rêver vos collaborateurs, ils en seront ravis !

Réussir son séminaire – Conseil n°3. Le choix de la date

Oubliez le séminaire pendant un pont du mois de mai, pendant les vacances, voire quand des chutes de neige sont à craindre. Et prenez-vous y à l’avance. Un save the date envoyé avec 3 mois d’avance, puis une invitation 1 mois avant l’événement, vous assureront la présence de tout le monde. Un mail à la va-vite 15 jours avant la date finalement prévue, beaucoup moins…

Réussir son séminaire – Conseil n°4. Le choix de la destination

Évidemment, cela dépend de votre budget, mais si vous êtes nombreux, sollicitez peut-être en amont des prestataires locaux pour évaluer la capacité d’accueil hôtelière, en termes de salle de réunion. Une fois que c’est fait, choisissez en fonction de ce qui doit ressortir de votre événement : renforcer le lien entre les équipes ? Féliciter les collaborateurs ? Pourquoi ne pas opter pour un séminaire haut de gamme sur Agen pendant un week-end en proposant activités sportives, ludiques à Walibi et Aqualand, des instants travail dans les salles de réunion du Stim’Otel par exemple.

Réussir son séminaire – Conseil n°5. Choisir des prestataires fiables

Les prestataires que vous sélectionnerez sont une des clés de la réussite de votre séminaire. Fuyez ceux qui d’emblée, vous semblent long à la détente (réponse à votre premier mail une semaine après son envoi) ; privilégiez la réactivité… et la souplesse ! Car un séminaire est fait d’une multitude de petits imprévus. Un prestataire qui saura vous gérer cela efficacement et avec le sourire, ça vaut de l’or !

Réussir son séminaire – Conseil n°6. La rigueur, toujours la rigueur !

Organiser un séminaire, c’est d’abord penser aux timings. Et pour ce faire, ne négligez rien : les pauses cigarettes, les stops aux toilettes après le déjeuner, les transferts à pieds avec l’inertie de groupe. En moyenne, prenez toujours une marge confortable, sinon, vous risquez de devoir engloutir le dessert… ou de rater votre train !

Réussir son séminaire – Conseil n°7. Tenir compte des particularités de vos collaborateurs

Difficile de faire plaisir à tout le monde. Mais les activités sympas peuvent tourner autour de : sensations fortes, gastronomie, sport… Aussi, ne faites pas une croix sur un programme original pour respecter les particularités de quelques-uns : pensez simplement à leur proposer en parallèle une alternative tout aussi sympa.

Réussir son séminaire – Conseil n°8. Entre travail et loisir…

Organiser un séminaire, c’est à la fois se transformer en DRH, en manager et… en animateur de centre de loisirs ! Ne perdez jamais de vue que ces temps particuliers sont à cheval entre le travail et la détente. Alors, sans jamais perdre de vue les objectifs professionnels (point n°1), essayez toujours de rendre le sérieux le plus ludique possible, et le ludique le plus utile possible dans la réalisation de vos objectifs.

Réussir son séminaire – Conseil n°9. Simple ou luxueux : ou placer le curseur ?

Au-delà de la question du budget, difficile de savoir quel standing choisir. Retenez simplement ceci : en séminaire, les gens aiment vivre des expériences qu’ils n’ont jamais vécues. Les collaborateurs vous seront reconnaissants si vous leur offrez une part de rêve en alignant les étoiles dans l’assiette ou dans l’hébergement.

Réussir son séminaire – Conseil n°10. Privilégier le local

Quelle que soit la destination choisie, vos collaborateurs apprécieront toujours de vivre une expérience locale et authentique. Dans le choix de l’hébergement, de la restauration, des animations prévues, choisissez le terroir et le couleur locale.

Pour conclure sur cet article, sachez qu’au Stim’Otel nous avons à disposition dans le même établissement des chambres pour accueillir vos collaborateurs, des salles de réunions, un espace restauration et pour clôturer le tout nous avons de nombreux partenariats avec des parcs d’activités ou de bien-être sur Agen et ses alentours. Alors n’hésitez plus pour votre prochain séminaire, choisissez le Stim’Otel.